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Personal Personalpuzzle per Mausklick lösen

Heidrun Mittler, Sonja Plachetta | 12. Februar 2013

Wer sein Personal richtig einsetzt und gut informiert, erhöht die Effektivität und kann mehr Umsatz generieren. Spezielle IT-Programme unterstützen die Händler dabei.

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Mittwochmittag, 11.45 Uhr, in einem großen Verbrauchermarkt: Kathrin Krause steht vor der Fisch-Bedienungstheke und wartet. Sie muss Geduld aufbringen, weil sich die nette Auszubildende hinter der Theke zwar bemüht, aber sichtlich überfordert ist. Tut ihr Leid, aber die junge Frau weiß nicht, wie man den Pangasius zubereitet. Sie entschuldigt sich und erklärt: „Unsere Erstverkäuferin ist krank, die Vertretung in Pause.“ Sie selbst arbeite eigentlich an der Fleischtheke.

Die Momentaufnahme wirft kein gutes Bild auf das Handelsunternehmen. Gibt es im ganzen Markt tatsächlich keinen Mitarbeiter, der Kompetenz bei Frischfisch aufweist? Vielleicht arbeitet er im Geschäft, nur nicht jetzt, wenn er gebraucht wird? Eine gute Personaleinsatzplanung kann solche Fehlbesetzungen vermeiden. Aber wie schafft ein selbstständiger Kaufmann oder Filialleiter es tatsächlich, alle Abteilungen, Bedienungstheken und Kassen optimal zu besetzen? So, dass alle Bereiche abgedeckt sind, zudem aber kein Arbeitsplatz doppelt besetzt ist und überflüssige Kosten verursacht?

Die Planung „von Hand“, sprich mit einer Zettelwirtschaft oder einer Plantafel, stößt spätestens seit den längeren Öffnungszeiten im Handel an ihre Grenzen. Öffnungszeiten von 90 Stunden oder mehr pro Woche erfordern zwangsläufig mehr Mitarbeiter als früher, viele davon in Teilzeit, um die Stoßzeiten abzudecken. Wer auf dem Computer fit ist, kann eine Excel-Tabelle anlegen, das erleichtert das Puzzle. Komfortabel wird das Arbeiten erst mit speziellen IT-Programmen für die Personaleinsatzplanung (PEP).

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Ab wann lohnt sich der Einsatz einer solchen Software? „Pauschal-Aussagen wie ‚Der Einsatz einer PEP-Software lohnt sich ab so und so viel Mitarbeitern’ gibt es nicht“, erläutert Daniel Hessler, Account Manager des Anbieters Ethalon, Hamburg. Die Erfahrungen zeigten, dass entsprechende Software wie zum Beispiel Argos „definitiv auch für kleine Händler sinnvoll sein kann“. Mithilfe eines PEP-Programms kann es gelingen, weit mehr als die gesetzlichen und tariflichen Rahmenbedingungen zu erfüllen. Sie bezieht die Qualifikation der Mitarbeiter mit ein, weiß, wann die Mitarbeiter aus familiärer Sicht arbeiten können, berücksichtigt Urlaubspläne und gleicht das alles ab mit den Anforderungen im Markt.

Wettbewerber Micros Systems aus Berlin (in diesem Unternehmen ist der frühere Anbieter Torex aufgegangen) ist mit seinem Programm Micros Workforce Management (früher Torex Workforce Management) im Lebensmittelhandel und im Fashion-Sektor stark vertreten. Das Unternehmen betont, dass Mitarbeiter im Handel ja nicht nur ein wesentlicher Kostenfaktor sind. Vielmehr sind sie für die „Leistungsseite entscheidend, denn Service, Beratung oder Kundenbetreuung kann der Einzelhandel nur mit entsprechend qualifizierten Mitarbeitern bereitstellen“. Die Aufgabe bestehe darin, „das richtige Personal in der richtigen Anzahl mit der richtigen Qualifikation zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen“. Eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung, so Micros weiter, habe sich sogar „als effektives Mittel für Kostenreduzierungen bewährt“. Der Einsatz eines PEP-Programms könne zu einer Umsatzausweitung beitragen, in dem beispielsweise durch richtig eingesetztes qualifiziertes Personal Mehrverkäufe ermöglicht werden.

Edeka-Kaufmann Mike Philipp aus Ettenheim hat die Sache selbst in die Hand genommen, als seine Mitarbeiter wegen der verlängerten Ladenöffnungszeiten plötzlich nicht mehr jederzeit präsent waren. „Ich wollte eine elektronische Pinnwand, damit ich mit einem Mausklick alle Mitarbeiter erreiche“, erzählt Philipp. Eine Software-Firma entwickelte daraufhin das webbasierte Mitarbeiter-Forum. Alle Angestellten sind damit standortunabhängig immer auf dem gleichen Wissensstand. Sogar die mobile Nutzung über Smartphones ist inzwischen möglich. „Heute kennen wir Cloud-Lösungen. Wir haben schon vor acht Jahren angefangen, so etwas zu programmieren“, sagt Philipp.

Ursprünglich war das Mitarbeiter-Forum dazu gedacht, dass alle Beschäftigten personalisiert wichtige Informationen erhalten. Inzwischen hat sich daraus ein großes Tool entwickelt, das nicht nur bei mehreren anderen Edeka-Händlern, sondern auch in Tankstellen und der Gastronomie im Einsatz ist. „Die größte Verbesserung ist, dass die Mitarbeiter selbstständig arbeiten können“, erklärt Philipp. Wenn er eine Mitteilung gesendet hat, sehen das die Mitarbeiter sofort: Ihr Name wird auf dem für alle zugänglichen Computer im Markt – oder an jedem anderen Computer, über den sie sich einwählen – in einer anderen Farbe unterlegt. Je länger die Nachricht ungelesen ist, desto dunkler – erst orange, dann rot – wird die Farbe. Philipp kann aber nicht nur überprüfen, ob ein Mitarbeiter die Nachricht gelesen hat, sondern auch, ob er sie verstanden hat. Bei wichtigen Anweisungen oder Schulungen werden Multiple-Choice-Fragen angehängt, die beantwortet werd en müssen.

Der zweite große Vorteil des Mitarbeiter-Forums ist für Philipp dessen Funktion als Wissensdatenbank. Arbeitsanweisungen, Formulare, Arbeits- und Urlaubspläne oder die Betriebsphilosophie sind für alle jederzeit abrufbar. „So geht kein Wissen verloren, wenn ein Mitarbeiter kündigt. Und neue Kollegen können sich schnell einlesen“, erläutert der Kaufmann. Alles ist immer auf dem aktuellen Stand, beispielsweise auch die Daten der Vertreter, die direkt in das System eingepflegt werden. Mitarbeiter können den Außendienstlern dann auch ohne Outlook-Kenntnisse direkt aus dem Mitarbeiter-Forum heraus E-Mails senden und empfangen. „Das ist eine große Zeitersparnis gegenüber früher“, hat der Händler festgestellt.

Die Funktionen des Tools werden ständig erweitert. Gerade wird an der papierlosen Verwaltung der Arbeitspläne gearbeitet. Wenn sich eine Arbeitsschicht ändert, bekommen alle betroffenen Mitarbeiter automatisch eine Nachricht. Wichtig ist Philipp auch da die einfache Bedienung. „Unsere Kunden sind Einzelhändler, keine PC-Freaks“, betont er, der die virtuelle Plattform über die eigens von ihm gegründete Firma Sowado vertreibt.

Moderne, web-basierte PEP-Programme sind in die IT-Anwendungen der Unternehmen eingebunden und können noch viel mehr als nur den Einsatz der Mitarbeiter optimieren. Solche Lösungen werden auch auf der EuroCis präsentiert (Ethalon: Halle 09/A04; Micros: Halle 09/C27). Infos zum Mitarbeiter-Forum gibt es unter www.sowado.de