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Optimale Personalplanung heißt: zu keiner Stunde der langen Öffnungszeiten mit bis zu 90 Wochenstunden (7.00 – 22.00 Uhr / 6 Tage) in irgendeiner Abteilung zwischen Bedientheken und Kassen Vakanzen, aber auch nirgendwo überflüssige Doppelbesetzungen entstehen zu lassen. Dazu müssen die verfügbaren Arbeitszeitbudgets der zahlreichen Vollzeit-, Teilzeit- und Aushilfskräfte nahtlos zusammengepuzzelt werden. Kein leichtes Unterfangen: „Es ist ein großes Wettbewerbsthema, wenn ein Händler längere Öffnungszeiten realisieren kann als der Wettbewerber“, sagt ein Handelsmanager.
Die bisherigen einfachen Planogramme, die meist mit Hilfe von Excel erstellt werden, können diese komplexen Aufgaben zumindest in größeren Märkten nach Ansicht von Fachleuten nicht mehr lösen. An ihre Stelle treten IT-Programme für die Personaleinsatzplanung (kurz: PEP), die es in spezieller Anpassung für den Bedarf des Einzelhandels gibt. Solche Lösungen sind nicht nur von Großunternehmen wirtschaftlich einsetzbar, sondern werden zunehmend auch von mittelständischen Unternehmen genutzt.
Die Hans Löbbert GmbH & Co. KG, Wuppertal, beispielsweise setzt in ihren vier „akzenta“-Märkten seit langem auf „Workforce Management“ von Torex. Für Ulrich Mazurek, Personalleiter und Prokurist des Wuppertaler Unternehmens, liegen die Stärken dieser PEP-Lösung genau dort, wo traditionelle Systeme funktional an ihre Grenzen stoßen. Die Software erlaubt es der akzenta-Geschäftsleitung und den einzelnen Abteilungsleitern vor Ort, Einsatzpläne zu erstellen, zu bearbeiten, zu verändern und zu kopieren. „Sehr bequem, sehr umfassend, und mit vielen Variationsmöglichkeiten“, so Ulrich Mazurek. Er kann sich noch an die Zeiten erinnern, in denen die Anwesenheit der Beschäftigten einfach anhand der Öffnungszeiten oder der in den einzelnen Abteilungen geführten Anwesenheitskladden registriert wurde. Lediglich die geringfügig Beschäftigten betätigten die Stempeluhr. Wollte eine Verkäuferin ausnahmsweise früher gehen oder kommen, trug man dies v or Ort in die Kladde ein – von einer zentral gesteuerten Arbeitszeit-Einteilung, die auf Qualifikationen und Wünsche der Beschäftigten eingeht, war keine Rede.
Heute sind die Märkte von 7.30 bis 21 Uhr geöffnet, und so erstrecken sich Arbeitszeiten zwangsläufig nur über Tagesabschnitte, können sich die Schichten auch kurzfristig immer wieder verschieben. Die Einführung der Software-gesteuerten Personaleinsatzplanung hat hier für einen deutlichen Zuwachs an Transparenz gesorgt und ermöglicht es dem Unternehmen, den Anforderungen an eine zeitgemäße, weil flexible Arbeitszeitgestaltung zu entsprechen.
Das Workforce Management wird in der IT-Abteilung von akzenta gehostet und an rund 60 Terminals in der Zentrale und den vier Märkten per Citrix zur Verfügung gestellt. Eine typische Anwenderin ist zum Beispiel die Leiterin der Frischeabteilung: Sie plant die Einsätze ihrer zwölf bis 15 Mitarbeiter selbst am Workforce-Management-Arbeitsplatz im Back Office. Um die Akzeptanz des Systems zu erhöhen, hat akzenta jeden Markt mit drei bis vier Rechnern ausgestattet, an denen sich jeder zur Bedienung Berechtigte sofort anmelden und Einträge vornehmen kann. „Es war unsere Strategie bei der Personaleinsatzplanung, das System weit hinunter zu brechen bis auf die Ebene der Abteilungsleiter vor Ort“, erklärt Rainer Schmidtke, IT-Verantwortlicher bei akzenta. „Denn diese kennen die Stärken und Schwächen innerhalb ihrer Teams genau und können sie am besten bei der Einsatzplanung berücksichtigen.“
So erstellt der Thekenleiter heute mit der Software die Einsatzpläne für die nächsten 14 Tage anhand der betrieblichen Erfordernisse unter Berücksichtigung der Schichtwünsche der Kollegen und hängt die Liste aus. Kurzfristige Änderungen lassen sich schnell mit dem Plan abgleichen und unvorhergesehene Überstunden sofort gutschreiben. Die Mitarbeiter buchen ihr Kommen und Gehen per Induktionskarte oder Chip an festen Punkten: Terminals mit der Workforce-Oberfläche sind an allen Bedienungstheken und an den Personaleingängen installiert. Nicht nur die Geschäftsführung gewinnt dadurch einen besseren Überblick, auch für die Beschäftigten hat dies Vorteile, denn sie wissen heute genau, wie viel sie gearbeitet haben und ob ihre gearbeitete Zeit fair berechnet wurde.
Für akzenta liegt der wesentliche Vorteil der Lösung in der gestiegenen Transparenz. „In einer Größenordnung von Mitarbeitern, wie wir sie haben, könnte ich mir gar nicht mehr vorstellen, ohne die Software zu arbeiten. Ein hervorragendes Instrument, um Einsatzpläne überblicken, kontrollieren und schnell anpassen zu können“, sagt Ulrich Mazurek. „Und das sehen unsere Marktleiter genauso.“
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