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Recht Die gläserne Kasse

Susanne Klopsch | 31. März 2017

Die Regeln für den Betrieb elektronischer Registrierkassen wurden verschärft. Was Händler wissen müssen, das beleuchten Christoph Swart und Gerd Bichler , Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bei PKF Fasselt Schlage.

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Wird ein anforderungsgerechtes Kassensystem betrieben, wird es künftig deutlich schwerer für die Finanzverwaltung sein, die Kasseneinnahmen oder -ausgaben wegen formaler Defizite des Kassensystems zu schätzen. Dann müssten schwerwiegende Gründe angeführt werden können, die beweisen, dass die gesetzlich angeordneten Schutzmaßnahmen tatsächlich nicht gegriffen haben.

Ein wesentlicher Teil der neuen Anforderungen (§ 146 a Abs. 3 Nr. 2 und Abs. 4 AO) betrifft unmittelbar Hersteller oder Umrüster von Kassensystemen. Der Händler wird sich hingegen um die tatsächliche Nutzung der vom Kassensystem angebotenen Funktionen (z. B. Protokollierung), um die Aufbewahrung der Kassendaten sowie um die Einhaltung der Belegausgabepflicht kümmern. Darüber hinaus wird er angeschaffte oder außer Betrieb genommene Kassensysteme künftig anzeigen müssen.

Auch die Einführung des standardisierten Datenformats (einheitliche digitale Schnittstelle) kann von Vorteil sein. Werden z. B. Kassensysteme unterschiedlicher Hersteller betrieben oder sollen historische Kassendaten unterschiedlicher Systeme verglichen werden, ist dies durch das normierte Format künftig deutlich einfacher möglich. Schließlich lässt sich auch die steuerliche Prüfungsbereitschaft künftig einfach kontrollieren. Das normierte Kassenformat muss unmittelbar und ohne Anpassungen in die Prüfsoftware der Finanzverwaltung eingelesen werden können.


... und ihre Nachteile
Hier sind die erhöhten Anschaffungskosten oder Umrüstungskosten für elektronische Registrierkassen zu nennen. Weiterhin machen die neuen Anforderungen auch eine Anpassung der Kassensoftware und/oder von Backend-Systemen notwendig, die Kassendaten speichern. Hier geht es z. B. darum, dass Bonnummernlücken kontinuierlich identifiziert, interne Transaktionen gespeichert und revisionssicher aufbewahrt werden etc.

Weiterhin werden die bestehenden Kassenverfahren verändert werden müssen. Dies betrifft etwa die Ausweitung des Kassenmonitorings, um Fehler zu vermeiden bzw. frühzeitig zu erkennen, die aufgrund der verbesserten Einsichtsmöglichkeiten der Finanzverwaltung aufgegriffen werden und bei Verstößen zur Schätzung führen könnten.

Was sollte der Händler jetzt tun?
Für den Handel wird es nun darauf ankommen, die verfügbaren Handlungsoptionen unter Ausnutzung der bestehenden Übergangsregelungen sowie unter Berücksichtigung der vom BSI noch zu konkretisierenden technischen Anforderungen an Kassensysteme zu analysieren. Dabei wird er auch die vorhandenen Kassenprozesse auf ihre Gesetzeskonformität überprüfen müssen.

Hier geht es insbesondere um folgende Fragen: Sind die einzelnen Verfahrensschritte und die Kassendaten ordnungsgemäß dokumentiert?

Werden die aufbewahrungspflichtigen Kassendaten vollständig und über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum aufbewahrt und

Ist das digitale Prüfungsrecht der Finanzverwaltung vollumfänglich gegeben und mittels organisatorischer Regeln umgesetzt (§ 147 Abs. 6 AO)?

Die Autoren

Dr. ChristophSwart (Wirtschaftsprüfer und Steuerberater) sowie Gerd Bichler (Dipl.-Wirtschaftsjurist, FH), Wirtschaftsprüfer und Steuerberater) sind beide tätig am Duisburger Standort von PKF Fasselt Schlage Wirtschaftsprüfung und Beratung. Swart ist zudem Partner in der Kanzlei.