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Im Dezember 2016 beendete der Bundesrat mit der Zustimmung zur Neuregelung der Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme eine lange Diskussion. Mit der neuen Gesetzeslage werden die steuerlichen Anforderungen an Einrichtung und Betrieb elektronischer Registrierkassen erheblich verschärft (§§ 146 , 146 a, 146 b Abgabenordnung, AO). Zweck ist die Verhinderung von Manipulationen zum Nachteil des Fiskus, gleichzeitig aber auch die Schaffung von Rechtssicherheit beim Einsatz elektronischer Aufzeichnungssysteme. Die gesetzliche Regelung definiert ausschließlich Anforderungen an betriebene Aufzeichnungssysteme. Sie umfasst nicht Maßnahmen gegen eine zweite wesentliche Ausprägung der Steuerhinterziehung beim Bargeldeinsatz, die sog. Erlösverkürzung, bei der Bargeldeinnahmen erst gar nicht aufgezeichnet bzw. gebucht werden („schwarze Kasse“).
Worum geht es?
Konkreter Gegenstand der Neuregelung ist die Anpassung der bestehenden Regelungen zur Ordnungsmäßigkeit steuerlicher Aufzeichnungen und zur Sanktionierung von Gesetzesverstößen (Steuergefährdung). Darüber hinaus werden spezifische Anforderungen an die Einrichtung und den Betrieb elektronischer Aufzeichnungssysteme definiert. Ausdrücklich ausgenommen von den neuen Anforderungen an Aufzeichnungssysteme ist die Aufzeichnung des Verkaufs von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung unter Einsatz mechanischer Kassen (z.B. mittels offener Ladenkassen).
Das ist zu beachten
Ende Dezember 2016 sagte der Bundesrat Ja zur Neuregelung der Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme (dazu zählen auch elektronische Registrierkassen). Ab 1. Januar 2018 ist die sogenannte Kassennachschau mit Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung möglich. Ab 1. Januar 2023 dürfen u. a. keine Kassen mehr im Einsatz sein, die nicht umrüstbar sind für die neuen Anforderungen oder die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden.
Ein Blick auf Neuerungen
Neu ist in § 146 AO die Verpflichtung zur täglichen Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und -ausgaben (bisher Sollvorschrift). Weiterhin müssen nun auch die Vorgänge aufgezeichnet werden, die keine Geschäftsvorfälle sind (sog. „andere Vorgänge“). Darunter fallen z. B. interne Transaktionen wie Kassenbedienerwechsel.
Auch die Belegausgabepflicht (§ 146 a Abs. 2 AO) und die Mitteilungspflicht bei der Anschaffung und Außerbetriebnahme von elektronischen Aufzeichnungssystemen erweitern die Rechtspflichten.
Weiterhin wird das Bundesfinanzministerium ermächtigt, eine Festlegung zu zertifizierender elektronischer Aufzeichnungssysteme sowie der hierfür geltenden technischen Anforderungen vorzunehmen.
Zuständig für die Definition der Anforderungen (Sicherheitsmodul, Speichermedium, einheitliche digitale Schnittstelle) wird das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sein.
Darüber hinaus wird das BSI Typenzertifizierungen für elektronische Aufzeichnungssysteme vornehmen. Diese Zertifizierung muss für jedes betriebene elektronische Aufzeichnungssystem lückenlos nachgewiesen werden können.
Eine weitere Neuregelung betrifft die Einführung der sog. Kassen-Nachschau. Hierbei kann die Finanzverwaltung künftig ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer steuerlichen Außenprüfung während der üblichen Geschäftszeiten Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben und den ordnungsgemäßen Einsatz des elektronischen Kassensystems zu überprüfen. Hier ist die Finanzverwaltung – anders als bei der Umsatzsteuer-Nachschau – auch berechtigt, elektronischen Aufzeichnungen und/oder Buchungsdaten zum Zeitraum der Kassen-Nachschau vom Steuerpflichtigen zu verlangen. Diese Daten müssen entweder über eine standardisierte Schnittstellenfunktion bereitgestellt oder mittels Datenträger im einheitlichen Schnittstellenformat überlassen werden.
Der Gesetzgeber hat in § 30 des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung eine Reihe von Übergangsregelungen für das neue Recht vorgesehen (siehe Text S. 93).
