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Recht Die gläserne Kasse

Susanne Klopsch | 31. März 2017

Die Regeln für den Betrieb elektronischer Registrierkassen wurden verschärft. Was Händler wissen müssen, das beleuchten Christoph Swart und Gerd Bichler , Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bei PKF Fasselt Schlage.

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Im Dezember 2016 beendete der Bundesrat mit der Zustimmung zur Neuregelung der Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme eine lange Diskussion. Mit der neuen Gesetzeslage werden die steuerlichen Anforderungen an Einrichtung und Betrieb elektronischer Registrierkassen erheblich verschärft (§§ 146 , 146 a, 146 b Abgabenordnung, AO). Zweck ist die Verhinderung von Manipulationen zum Nachteil des Fiskus, gleichzeitig aber auch die Schaffung von Rechtssicherheit beim Einsatz elektronischer Aufzeichnungssysteme. Die gesetzliche Regelung definiert ausschließlich Anforderungen an betriebene Aufzeichnungssysteme. Sie umfasst nicht Maßnahmen gegen eine zweite wesentliche Ausprägung der Steuerhinterziehung beim Bargeldeinsatz, die sog. Erlösverkürzung, bei der Bargeldeinnahmen erst gar nicht aufgezeichnet bzw. gebucht werden („schwarze Kasse“).

Worum geht es?
Konkreter Gegenstand der Neuregelung ist die Anpassung der bestehenden Regelungen zur Ordnungsmäßigkeit steuerlicher Aufzeichnungen und zur Sanktionierung von Gesetzesverstößen (Steuergefährdung). Darüber hinaus werden spezifische Anforderungen an die Einrichtung und den Betrieb elektronischer Aufzeichnungssysteme definiert. Ausdrücklich ausgenommen von den neuen Anforderungen an Aufzeichnungssysteme ist die Aufzeichnung des Verkaufs von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung unter Einsatz mechanischer Kassen (z.B. mittels offener Ladenkassen).

Das ist zu beachten

Ende Dezember 2016 sagte der Bundesrat Ja zur Neuregelung der Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme (dazu zählen auch elektronische Registrierkassen). Ab 1. Januar 2018 ist die sogenannte Kassennachschau mit Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung möglich. Ab 1. Januar 2023 dürfen u. a. keine Kassen mehr im Einsatz sein, die nicht umrüstbar sind für die neuen Anforderungen oder die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden.


Ein Blick auf Neuerungen
Neu ist in § 146 AO die Verpflichtung zur täglichen Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und -ausgaben (bisher Sollvorschrift). Weiterhin müssen nun auch die Vorgänge aufgezeichnet werden, die keine Geschäftsvorfälle sind (sog. „andere Vorgänge“). Darunter fallen z. B. interne Transaktionen wie Kassenbedienerwechsel.

Auch die Belegausgabepflicht (§ 146 a Abs. 2 AO) und die Mitteilungspflicht bei der Anschaffung und Außerbetriebnahme von elektronischen Aufzeichnungssystemen erweitern die Rechtspflichten.

Weiterhin wird das Bundesfinanzministerium ermächtigt, eine Festlegung zu zertifizierender elektronischer Aufzeichnungssysteme sowie der hierfür geltenden technischen Anforderungen vorzunehmen.

Zuständig für die Definition der Anforderungen (Sicherheitsmodul, Speichermedium, einheitliche digitale Schnittstelle) wird das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sein.

Darüber hinaus wird das BSI Typenzertifizierungen für elektronische Aufzeichnungssysteme vornehmen. Diese Zertifizierung muss für jedes betriebene elektronische Aufzeichnungssystem lückenlos nachgewiesen werden können.

Eine weitere Neuregelung betrifft die Einführung der sog. Kassen-Nachschau. Hierbei kann die Finanzverwaltung künftig ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer steuerlichen Außenprüfung während der üblichen Geschäftszeiten Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben und den ordnungsgemäßen Einsatz des elektronischen Kassensystems zu überprüfen. Hier ist die Finanzverwaltung – anders als bei der Umsatzsteuer-Nachschau – auch berechtigt, elektronischen Aufzeichnungen und/oder Buchungsdaten zum Zeitraum der Kassen-Nachschau vom Steuerpflichtigen zu verlangen. Diese Daten müssen entweder über eine standardisierte Schnittstellenfunktion bereitgestellt oder mittels Datenträger im einheitlichen Schnittstellenformat überlassen werden.

Der Gesetzgeber hat in § 30 des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung eine Reihe von Übergangsregelungen für das neue Recht vorgesehen (siehe Text S. 93).


Vorteile der Neuregelung ...
Vorteil ist sicherlich das Bestehen einer deutlich höheren Rechtssicherheit über die Steuerrechtskonformität einer betriebenen elektronischen Registrierkasse. Die Erfahrungen aus steuerlichen Betriebsprüfungen sowie in der Finanzrechtsprechung entschiedene Sachverhalte zeigen, dass bereits bei kleineren Inkonsistenzen oder Lücken in geprüften Kassendaten eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen möglich ist und auch vorgenommen wird.

Wird ein anforderungsgerechtes Kassensystem betrieben, wird es künftig deutlich schwerer für die Finanzverwaltung sein, die Kasseneinnahmen oder -ausgaben wegen formaler Defizite des Kassensystems zu schätzen. Dann müssten schwerwiegende Gründe angeführt werden können, die beweisen, dass die gesetzlich angeordneten Schutzmaßnahmen tatsächlich nicht gegriffen haben.

Ein wesentlicher Teil der neuen Anforderungen (§ 146 a Abs. 3 Nr. 2 und Abs. 4 AO) betrifft unmittelbar Hersteller oder Umrüster von Kassensystemen. Der Händler wird sich hingegen um die tatsächliche Nutzung der vom Kassensystem angebotenen Funktionen (z. B. Protokollierung), um die Aufbewahrung der Kassendaten sowie um die Einhaltung der Belegausgabepflicht kümmern. Darüber hinaus wird er angeschaffte oder außer Betrieb genommene Kassensysteme künftig anzeigen müssen.

Auch die Einführung des standardisierten Datenformats (einheitliche digitale Schnittstelle) kann von Vorteil sein. Werden z. B. Kassensysteme unterschiedlicher Hersteller betrieben oder sollen historische Kassendaten unterschiedlicher Systeme verglichen werden, ist dies durch das normierte Format künftig deutlich einfacher möglich. Schließlich lässt sich auch die steuerliche Prüfungsbereitschaft künftig einfach kontrollieren. Das normierte Kassenformat muss unmittelbar und ohne Anpassungen in die Prüfsoftware der Finanzverwaltung eingelesen werden können.

... und ihre Nachteile
Hier sind die erhöhten Anschaffungskosten oder Umrüstungskosten für elektronische Registrierkassen zu nennen. Weiterhin machen die neuen Anforderungen auch eine Anpassung der Kassensoftware und/oder von Backend-Systemen notwendig, die Kassendaten speichern. Hier geht es z. B. darum, dass Bonnummernlücken kontinuierlich identifiziert, interne Transaktionen gespeichert und revisionssicher aufbewahrt werden etc.

Weiterhin werden die bestehenden Kassenverfahren verändert werden müssen. Dies betrifft etwa die Ausweitung des Kassenmonitorings, um Fehler zu vermeiden bzw. frühzeitig zu erkennen, die aufgrund der verbesserten Einsichtsmöglichkeiten der Finanzverwaltung aufgegriffen werden und bei Verstößen zur Schätzung führen könnten.

Was sollte der Händler jetzt tun?
Für den Handel wird es nun darauf ankommen, die verfügbaren Handlungsoptionen unter Ausnutzung der bestehenden Übergangsregelungen sowie unter Berücksichtigung der vom BSI noch zu konkretisierenden technischen Anforderungen an Kassensysteme zu analysieren. Dabei wird er auch die vorhandenen Kassenprozesse auf ihre Gesetzeskonformität überprüfen müssen.

Hier geht es insbesondere um folgende Fragen: Sind die einzelnen Verfahrensschritte und die Kassendaten ordnungsgemäß dokumentiert?

Werden die aufbewahrungspflichtigen Kassendaten vollständig und über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum aufbewahrt und

Ist das digitale Prüfungsrecht der Finanzverwaltung vollumfänglich gegeben und mittels organisatorischer Regeln umgesetzt (§ 147 Abs. 6 AO)?

Die Autoren

Dr. ChristophSwart (Wirtschaftsprüfer und Steuerberater) sowie Gerd Bichler (Dipl.-Wirtschaftsjurist, FH), Wirtschaftsprüfer und Steuerberater) sind beide tätig am Duisburger Standort von PKF Fasselt Schlage Wirtschaftsprüfung und Beratung. Swart ist zudem Partner in der Kanzlei.

LPV GmbH

Am Hammergraben 14
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