Sie sind Zeit- , Energie und Ressourcenfresser erster Güte: Geschäftspartner, die ihre Rechnungen nicht(rechtzeitig) zahlen. Doch wie kommt der Gläubiger möglichst rasch an das ausstehende Geld? Was gilt es zu beachten? „Eindeutigkeit und Konsequenz“, nennt Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH, als das A und O beim erfolgreichen Mahnwesen. Doch wie so oft, lauert der Teufel im Detail. Hier ein paar Tipps, wie Sie Ihre Mahnungen eindeutig formulieren, um Ihre Rechte durchzusetzen.
Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Wie Sie die Aufforderung an Ihren Schuldner nennen, das ist letztlich Ihnen überlassen. Denn sowohl eine Zahlungserinnerung als auch eine Mahnung bezeichnen dasselbe: Die Gegenseite soll eine fällige und ausstehende Rechnung begleichen. Aber dann gilt: Bleiben Sie konsequent bei dem von Ihnen gewählten Begriff. „Eine Verwendung beider Bezeichnungen nebeneinander kann, vor allem im Wiederholungsfall, dazu führen, dass der Schulder die Zahlungserinnerung ausnahmsweise nicht als eventuell verzugsauslösende Mahnung begreifen muss“, sagt Drumann. Die Aufforderung zur Zahlung sollte deutlich als solche gekennzeichnet sein: 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung.
Ab wann kann gemahnt werden?
Auf keinen Fall vor Fälligkeit der Rechnung. Gemahnt werden kann also erst dann, wenn die Rechnung zur Zahlung ansteht. Im Idealfall enthält der Vertrag, auf dem die Forderung beruht, eine Regelung zur Fälligkeit, die z. B. in den eigenen AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen) festgehalten ist. Oder im Vertrag wird dem Kunden ein Zahlungsziel eingeräumt – oft auch erst gerechnet ab Lieferdatum oder Leistung bzw. Rechnungsstellung. Verstreicht dies, kann gemahnt werden.
Muss man mahnen?
Hier gelten wieder: Eindeutigkeit und Konsequenz. Auch wenn im Geschäftsalltag eine Rechnung durchaus mal übersehen werden kann, sagt Drumann: „Allein aus kaufmännischen Gesichtspunkten sollte der Kunde alsbald freundlich, aber bestimmt auf sein Versäumnis hingewiesen werden.“
Zudem könne unter rechtlichen Gesichtspunkten eine Mahnung notwendig sein: „Sie muss oft erfolgen, damit der Schuldner überhaupt in Verzug kommt und den Verzugsschaden, etwa Kosten eines Inkassounternehmens oder Rechtsanwalts, ersetzen sowie Verzugszinsen zahlen muss.“ Verzug tritt allerdings auch ohne Mahnung dann ein, wenn das Gesetz oder der Vertrag die Fälligkeit regeln oder wenn bei Entgeltforderungen 30 Tage ab Fälligkeit und Zugang einer Rechnung verstrichen sind.
Gilt es, eine Form zu wahren?
„Klare Antwort: Nein! Eine Mahnung kann schriftlich oder auch mündlich erfolgen“, sagt Drumann. Aus Beweisgründen sei aber die Schriftform zu empfehlen. Und wieder sind Eindeutigkeit und Konsequenz am besten: „Aus der Mahnung muss ganz eindeutig der Wille hervorgehen, dass man sein Geld möchte.“
Wie viel ‚Mahnung‘ muss sein?
„Kaufmännisch üblich sind zwei bis drei schriftliche Mahnungen im Abstand von 7 bis 10 Tagen“, rät Experte Drumann. Soll die Ernsthaftigkeit der Zahlungsaufforderung nicht ‚verwässert‘ werden, sollte man nicht mehr als drei Mahnungen verschicken. Mit jeder weiteren würde man die eigene Glaubwürdigkeit untergraben.
Was gehört in eine Mahnung?
„Jede Mahnung sollte deutlich als solche zu erkennen sein, also z. B. mit ‚1. Mahnung‘ überschrieben sein“, sagt Drumannn. Datum und der Betrag der ursprünglichen Rechnung sollte sie ebenso enthalten wie die dazu gehörige Rechnungsnummer oder Lieferscheinnummer. In manchen Fällen kann es sogar ratsam sein, die erbrachte Leistung noch einmal genau zu benennen oder auch eine Rechnungskopie beizufügen. „Jede Mahnung sollte die Forderung deutlich darstellen und die Zahlung unmissverständlich verlangen“, sagt Drumann. Dennoch sollte der Text in freundlichem, respektvollem Ton verfasst sein – auch wenn insbesondere die 2. und 3. Mahnung keinen Zweifel an der Ernsthaftigkeit der Zahlungsaufforderung aufkommen lassen sollten.
Spätestens die 3. Mahnung sollte, so der Experte, eine Frist enthalten „bis zum …. bei uns eingehend“ und die Ankündigung, dass die Rechnung nach Fristablauf an ein Inkassounternehmen oder an einen Anwalt abgegeben wird.
Der Kunde sollte zudem darüber informiert werden, dass er die Kosten, die er verursacht, ebenfalls zu zahlen hat (Verzugsschaden).
Sollte ein Kunde bereits in Zahlungsverzug sein (z. B. durch Zugang der 1. Mahnung), können (in diesem Fall ab der 2. Mahnung) Mahnkosten berechnet werden. Von vielen Gerichten werden ohne Nachweis Pauschalen zwischen 1 und 5 Euro pro Mahnschreiben akzeptiert. Ebenso können Verzugszinsen verlangt werden.
Mahnung per Telefon oder im Gespräch
Sollten die Mahnungen per Telefon oder persönlich erfolgen, ist dringend anzuraten, immer ein Gesprächsprotokoll zu führen: „Dieses sollte man dem Schuldner mit dem Hinweis zukommen lassen, er möge durch seine Unterschrift und Rücksendung des Protokolls das Besprochene bestätigen. Andernfalls lassen sich die ‚Mahn‘-Gespräche nur schwer beweisen.“ Ansonsten gelten die gleichen Regeln wie für die schriftliche Mahnung.
Erfolglos gemahnt – was nun?
Der Gläubiger kann versuchen, sein Recht mithilfe eines Inkassounternehmens oder eines Rechtsanwalts durchzusetzen. In der Regel, so Drumann, gelten die durch die ihre Beauftragung entstandenen Kosten zum Verzugsschaden und sind vom Schuldner zu tragen. Fruchtet das aber alles nicht, dann bleibt nur der Gang zum Gericht.