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Fuhrparkmanagement So bleibt Ihre Flotte einsatzfähig

Markus Wörmann | 02. April 2020
Fuhrparkmanagement: So bleibt Ihre Flotte einsatzfähig
Bildquelle: Vicente García Marín de

Die globale Coronavirus-Pandemie hat die persönliche Mobilität stark eingeschränkt. Aber um die Lieferfähigkeit sicherzustellen, braucht es gerade jetzt einen funktionierenden Fuhrpark. Was aktuell zu beachten ist, weiß Axel Schäfer vom Bundesverband Fuhrparkmanagement.

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Frage: „Herr Schäfer, wie erleben Sie die aktuelle Situation?“

Axel Schäfer: „Es ist wichtiger denn je, dass die Einsatzbereitschaft der Fahrzeuge gewährleistet bleibt. Was beim Krankenwagen noch jedem einleuchtet, gilt jetzt genauso für den Lieferwagen des Supermarktes und den Lkw des Zulieferers. Die Funktionsbereitschaft der Flotte ist genauso systemrelevant wie die Lebensmittelerzeugung und der -handel selbst. Genauso wichtig ist es, seine Planungen kurzfristig an Veränderungen anzupassen.“

Frage: „Mietenstundungen sind bereits Teil des Corona-Hilfsgesetzes. Gilt eine vergleichbare Vorgehensweise für Leasingraten der Fahrzeuge?“

Axel Schäfer: „Ähnlich wie bei Mieten empfiehlt es sich auch hier, mit dem Leasinganbieter das Gespräch zu suchen, wenn es einem gerade schwerfällt, die Raten zu bezahlen. Der Leasingverband arbeitet zudem an einem Stundungsmodell, braucht aber noch Zusagen aus dem Bundeswirtschaftsministerium.“

Frage: „Wenn der Fuhrpark läuft, ist alles gut. Welche Situation finde ich im Moment vor, wenn Fahrzeuge in die Werkstatt müssen?“

Axel Schäfer: „Es ist in der Tat aktuell genau zu prüfen, ob das Netzwerk aus Werkstätten auch im jeweiligen Einsatzgebiet verfügbar ist. Denn Ausfälle passieren nicht selten unterwegs. Dann stellt sich schnell die Frage, welche Werkstatt in Corona-Zeiten geöffnet hat. Das sollte man bei seiner Routenplanung im Blick haben.“

 

Nachfolgend finden Sie ausführliche Antworten zu einzelnen Fragestellungen des Fuhrparkmanagements in Corona-Zeiten:

Wartung und Instandhaltung der Fahrzeug-Flotte

Werkstätten, sowohl herstellergebundene als auch freie, bieten im Moment ein eingeschränktes Spektrum an Serviceleistungen. Ggf. sollte geprüft werden, ob Teile der Flotte temporär nicht zum Einsatz kommen können, sprich eine Reduzierung der bereitgestellten Fahrzeuge machbar ist.

Es kann auch sinnvoll sein, Fahrzeuge, die an sich zur dauerhaften Nutzung überlassen wurden, zumindest temporär (beispielsweise bei tageweiser Anwesenheit im Unternehmen) auch anderweitig einzusetzen. Also aus einem direkt zugeordneten Fahrzeug ein temporäres Pool- bzw. Sharing-Fahrzeug zu machen.

Es ist empfehlenswert, eine Übersicht der verfügbaren Werkstätten zu erstellen und zu klären, ob und in welchem Umfang die Handlungsfähigkeit der Werkstätten gegeben ist. Diese Information ermöglichen dem Fuhrparkmanagement ggf. Services für Fahrzeuge anzufordern. Unter Umständen ist mit den Versicherern über die Aufhebung einer Werkstattbindung zu verhandeln.

Fahrzeugtausch und -rückgabe

Was passiert konkret, wenn in der aktuellen Zeit Fahrzeuge getauscht oder zurückgegeben werden müssen, zum Beispiel weil Leasingverträge enden?

Aufgrund der aktuellen Ausnahmesituation, für die es keine früheren Erfahrungswerte gibt, sollten keine übereilten Entscheidungen getroffen werden. Diese könnten mittel- oder langfristig zu Problemen führen. Am ehesten geeignet erscheint es, einen sechsmonatigen Verlängerungsplan zu prüfen und sich mit Leasinggebern (gegebenenfalls Vermietern) in Verbindung zu setzen.

Im Dialog mit Leasinggebern sollte herausgefunden werden, welche Lösungen sich ergeben können. Es wäre jetzt der richtige Zeitpunkt aktualisierte Reports über den Status einzelner Fahrzeuge (Kilometer-Stände, Ablauftermine) anzufordern oder, falls im eigenen System möglich, selbst zu erstellen und zu analysieren.

Wird dann beispielsweise auf Basis des Kilometerstands ins Auge gefasst, dass Fahrzeuge gegebenenfalls länger im Einsatz bleiben, kann eine Anpassung von Verträgen und Laufleistungen erfolgen. Ebenso ist zu berücksichtigen, dass Fahrzeuge derzeit gegebenenfalls gar nicht im Einsatz sind. Auch dies hat Einfluss auf die gesamte Kostensituation.

Hieraus abzuleiten ist eine aktualisierte Planung und gegebenenfalls ein Arbeitsplan für die kommende Zeit. Dieser Arbeitsplan sollte umfassen

  • Analyse der verschiedenen Alternativen (Fahrzeugeinsatz/-beschaffung)
  • Zeitpunkte einer weiteren Überprüfung der Bestände
  • Festlegen von Kennzahlen als Warnsignal, um in das Geschehen einzugreifen

Die genaue Erfassung aktueller Szenarien, denkbarer Handlungsoptionen und Alternativen sind wichtig, um eine Beendigung oder Verlängerung von Verträgen zu prüfen. Die Neuberechnung von voraussichtlichen Kilometerzahlen ist erforderlich und die Kosten sind im Blick zu behalten. Die Aus- und Überarbeitung von Prozessen kann basierend auf den aktuellen Szenarien leichter erfolgen.

Produktionsstopp bei den Fahrzeugherstellern

Die große Mehrheit der Hersteller hat die Fahrzeugmontage in Europa eingestellt. Es ist deshalb wichtig, sich über Neuigkeiten im Bereich der Fahrzeugproduktion zu informieren und auch mit den Händlern, der im Fuhrpark genutzten Fahrzeuge, in Kontakt zu stehen. Nur so werden Fuhrparkmanager wissen, ob Ersatz für in den nächsten Monaten zu tauschende Fahrzeuge zu erwarten ist. Gegebenenfalls sind Zeitverschiebungen in den Planungen zu berücksichtigen oder Alternativen zu prüfen. Eine genaue Prognose ist sicher im Moment kaum möglich. Gegebenenfalls müssen hier kurzfristige Korrekturen erfolgen. Lieferschwierigkeiten sind zu erwarten. Gegebenenfalls sind Modellvarianten eher verfügbar und damit eine angepasste Fahrzeugbestellungen sinnvoll, wenn beispielsweise Sonderausstattungen nicht schnell genug lieferbar sind.

Einhaltung von Terminen der Hauptuntersuchung

Unter Umständen sind aktuell auch Termine zur Hauptuntersuchung von Fahrzeugen fällig. Der Fuhrparkverband setzt sich dafür ein, dass hier entsprechend kulante Regelungen durch den Gesetzgeber auf den Weg gebracht werden, die eine angemessene Fristverschiebung ermöglicht. Bundesverkehrsminister Andreas Scheuer hat bereits in Aussicht gestellt, dass die Behörden im Falle eines Überschreitens von Fristen kulant handeln. Dennoch sollte man prüfen, welche Möglichkeiten für eine Hauptuntersuchung vor Ort gegeben sind. Denn es ist unklar, ob im Falle eines Verkehrsunfalls, bzw. Schadens Versicherungsschutz besteht, wenn das Fahrzeug bereits länger ohne gültige Plakette unterwegs ist.

Auswirkungen beim Schadenmanagement

Die Juristen des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement, Inka Pichler-Gieser und Roman Kasten, weisen für den Bereich des Schadenmanagement auf folgende Aspekte hin:

Mietwagen

Bezogen auf Mietwagen und Nutzugsausfall (Dauer) ist zu erwarten, dass Verzögerungen durch folgende Faktoren eintreten

  • Mitarbeiter der Autohäuser in Quarantäne
  • Mitarbeiter der Autohäuser wegen Kinderbetreuung zu Hause
  • Verlängerte Dauer bei der Ersatzteilbeschaffung
  • Verzögerte Gutachtenerstellung aus denselben Gründen

Dabei sollte man genau auf die Mietpreise achten, da der Markt hier gerade durcheinandergewirbelt ist. Mietwagen sind verfügbar. Vermieter bieten aktuell stark reduzierte Preise an. Im Falle eines Mietwagenbedarfs im Zusammenhang mit dem Schadenmanagement sollten Geschädigte sich hier über das aktuelle Preisgefüge informieren – andernfalls läuft man Gefahr, dass die Versicherung bei längerer Anmietzeit nur teilweise reguliert.

Ersatzbeschaffung bei Totalschaden

Der Verkauf/Kauf von Fahrzeugen verzögert sich erheblich, da Autohäuser Kurzarbeit für die Verkäufer angeordnet haben oder diese aktuell nicht verfügbar sind. Darüber hinaus haben Zulassungsstellen teilweise geschlossen, so dass eine Neuanmeldung schwierig ist.

Ausfallprognose durch den Gutachter

Dies dürfte derzeit einer der elementaren Punkte für das Schadenmanagement sein. Die Gutachter sind gehalten sich mit den Geschädigten über Werkstatt und/oder Verkauf zu verständigen. Sodann sollte der Gutachter dringend bei diesen Betrieben eine Prognose über die Dauer der Reparatur einholen. Die standardmäßigen Dauern aus den Kalkulationsprogrammen sind derzeit unbrauchbar.

Dienstwagensteuer und Nutzungsüberlassung

Bezüglich der Frage der Dienstwagensteuer treten Unklarheiten auf. Was ist zum Beispiel, wenn Mitarbeiter bis auf Weiteres oder in den nächsten Wochen nur noch im Homeoffice sind. Ist dann die Besteuerung der Wegstrecke zwischen Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte unverändert anzusetzen?

Laut einer ersten Auskunft des Verbandsteuerberaters ist die Tatsache, dass nun temporär ein Homeoffice-Einsatz stattfindet, kein Grund, die Besteuerungsgrundlagen zu verändern. Sollte natürlich im Arbeitsvertrag eine andere, erste Tätigkeitsstätte vereinbart sein, hätte dies eventuell auch Auswirkungen auf die Handhabung der Dienstwagensteuer.

Auch die Frage des generellen Anspruchs auf einen Dienstwagen bei Kurzarbeit ist nicht abschließend geklärt. Steuerlich ist laut Steuerberater eine weitere Abrechnung des geldwerten Vorteils über die Gehaltsabrechnung auch bei „Kurzarbeit 0“ vorzunehmen und möglich. Ob der Anspruch auf einen Dienstwagen bei Kurzarbeit noch gegeben ist oder dieser Anspruch entfällt und Dienstwagen zurückverlangt werden können, ist ein Aspekt, den derzeit Juristen versuchen zu klären.