Kundenevent Käse trifft Wein !

Detaillierte Planung ist Grundlage für einen erfolgreichen Kundenabend. Tipps, was man beachten muss.

Freitag, 24. April 2015 - Management
Heidrun Mittler
Artikelbild Käse trifft Wein !
Bildquelle: C. Belz

Ein Schlemmerabend ist eine tolle Sache, hilft er doch, den Umsatz nachhaltig anzukurbeln und Kunden längerfristig ans Geschäft zu binden. Aber er macht – wenn man ehrlich ist – auch eine Menge Arbeit, die man nicht einfach neben dem Tagesgeschäft erledigen kann. Gute Planung und straffe Organisation helfen, den Zeitaufwand überschaubar zu halten. Nachfolgend einige Tipps und ein Ablaufplan, dargestellt an einem Themenabend Käse und Wein. Ausgangspunkt war die Frage, wie es gelingt, interessierten Kunden weniger bekannte (und durchaus höherpreisige) Produkte näher zu bringen, die geschmacklich miteinander harmonieren.

Zunächst muss man sich als Veranstalter klar darüber werden, welche Zielgruppe eingeladen werden soll, insbesondere, wie viele Personen zum Event kommen können. Danach richtet sich, wo die Veranstaltung stattfinde t (z. B. im Markt vor den Bedienungstheken, im Eingangsbereich, oder muss man einen speziellen Raum mieten?). Die Zielgruppe entscheidet auch über das Ambiente: Reichen Biertische und -bänke aus oder soll es vornehm sein, mit bequemen Stühlen, weißen Tischdecken und Stuhlhussen? Strebt man die gehobene Variante an, kann es sinnvoll sein, Equipment von einem professionellen Caterer zu mieten und liefern zu lassen.

Lange bevor das erste Stück Käse geschnitten und der erste Tropfen Wein im Glas landet, müssen viele Fragen geklärt werden: Welcher ist der richtige Termin (auf jeden Fall: mit genügend Vorlauf!)? Wie spricht man den Kunden an (Handzettel, Inserat, persönliche Einladung an der Käsetheke und in der Weinabteilung)? Wer moderiert die Veranstaltung – braucht man einen externen Spezialisten, oder möchte der Weinfachberater zusammen mit einer Fachfrau von der Käsetheke die Gäste informieren und unterhalten? Kann die Handelszentrale unterstützen und einen Weinexperten empfehlen oder buchen? Sobald der Termin festgezurrt ist, sollte die Personalplanung darauf abgestimmt werden, damit beim Event ausreichend Mitarbeiter vor Ort sind. Entscheidend ist die Frage nach der Preisgestaltung , die automatisch wieder mit der Zielgruppe zusammen hängt: Verkauft man Eintrittskarten oder lädt man die Gäste ein und sucht nach Sponsoren für die Ware? Auf der sicheren Seite ist man, wenn man vorab übertragbare Karten verkauft, dann lässt sich die Zahl der Interessenten besser abschätzen.

Sobald die Planung beendet ist, folgt die Phase der Organisation. Dazu kann man Arbeitsgruppen bilden und Aufgaben verteilen. Wer kümmert sich um rechtliche Fragen wie eine Schankgenehmigung, wer lädt die örtliche Presse an, wer besorgt passende Dekoration, wer organisiert die Technik (Licht, Musik, Mikrofon etc.)? Erfahrungsgemäß sollte man aufschreiben, wer was bis wann macht, damit in einer nachfolgenden Besprechung überprüft werden kann, ob alle Dinge geregelt sind.

Als Fachmann für Essen und Trinken muss der Händler planen, wie die Kostproben angeboten werden. Porzellanteller oder Einweg-Geschirr? Wie viele Weingläser sind nötig, welches Glas für welches Wein? Wo bekommt man überhaupt so viele Gläser her – oder muss man während der Veranstaltung Gläser spülen (lassen)? Die Art und Weise der Darreichung muss stimmen: Kein Mensch käme auf die Idee, Champagner in einem Plastikbecher anzubieten. Hinzu kommt die Frage der Dekoration , die jeder nach seinem Geschmack beantworten kann. Welche Zusatzprodukte sind notwendig? Mögliche Ergänzungen sind: auf jeden Fall Wasser, mit und ohne Kohlensäure, eventuell Brot, Butter und Fruchtsaucen.

Welcher Käse harmoniert mit welchem Wein? Nun sind die Fachleute gefragt, sie können sich durchs Sortiment schlemmen. Bei der Festlegung kann man einige grundlegende Punkte beachten, zum Beispiel: Je cremiger der Käse, desto mehr Säure darf der Wein haben. Oder: Je mehr Säure der Wein hat, desto cremiger darf der Käse sein. Zu einem sauren Käse passt eher ein lieblicher Wein. Entscheidend aber ist, dass man als Veranstalter vorher selbst probiert hat und sich seine Meinung gebildet hat. Da man „Geschmack“ nicht verallgemeinern kann, sollte man nicht schulmeisterlich auftreten. Viel besser: „ Mir persönlich hat diese Kombination besonders gut geschmeckt, probieren Sie doch selbst einmal.“

Wichtig ist auf jeden Fall eine schriftliche Information für den Kunden, auf der die Namen der Käse und Weine in der Reihenfolge stehen, wie sie vorgestellt werden. Falls technisch umsetzbar, eignet sich auch eine kleine (Powerpoint-)Präsentation, die man auf eine weiße Fläche oder Leinwand projizieren kann. Denn nur, wer den Namen der Käse und Weine kennt, kann sie bei einem späteren Besuch im Markt kaufen. Vielleicht schnürt man zuvor schon ein Aktionspaket, wie: Wer fünf Flaschen Wein kauft, bekommt eine Flasche gratis dazu. Oder wer Käse und Wein aus dem Aktionspaket im Wert von 20 Euro kauft, bekommt zwei hübsche Weingläser geschenkt – der Fantasie sind hierbei kaum Grenzen gesetzt. Zettel und Stifte erleichtern dem Kunden die Bestellung.

Was oft vergessen wird: Alles Wichtige aufschreiben und in einem Ordner abheften! Die Rede ist zum Beispiel von: Ansprechpartnern, Telefonnummer, E-Mail-Adressen, Bezugsquellen, Kundenadressen usw. Hilfreich ist es, zu notieren, welche Mengen tatsächlich benötigt wurden. Am besten macht man direkt nach dem Event eine Nachbesprechung und erfasst die Dinge, die man beim nächsten Mal besser machen kann.

Last-Minute-Checkliste

Am Tag vor einer Veranstaltung sollte man anhand einer Checkliste prüfen, ob die Vorbereitungen abgeschlossen sind. Die Liste kann und soll individuell ergänzt werden.

  • Ist ausreichend Ware vorhanden? Steht kühlbedürftige Ware kalt?
  • Sind die Tische und Sitzmöglichkeiten fertig (evtl. angeliefert worden)?
  • Stehen Teller, Besteck, Servietten, Zettel und Stifte etc. zur Verfügung?
  • Ist die Dekoration fertig?
  • Bei Bedarf: Musikanlage mit Mikrofon checken!
  • Sind alle Aufgaben verteilt, auch die unangenehmen wie Müll beseitigen, Spülen, Aufräumen, Abbauen?
  • Steht eine Kamera zur Verfügung oder im besten Fall ein professioneller Fotograf?
  • Ein Blick auf mögliche Gefahrenstellen: Liegen Stromkabel oder sonstige Stolperfallen herum. Gefahrenstellen beseitigen!